Voorzitter, we hebben twee keer gesproken over de subsidietender voor de dag- en nachtopvang. De ChristenUnie heeft nog steeds grote vragen over het proces van de subsidietender. Zowel wat betreft de manier van beoordeling van de biedingen als wat betreft de communicatie richting de raad.

De ChristenUnie erkent dat er hier een ruime bevoegdheid van het college is en we hadden hier als raad eerder dit jaar wellicht scherper op moeten zijn. Maar bij zo’n gevoelig thema verwacht ik actieve informatievoorziening naar de Raad. De raad heeft nu alleen de globale kaders van regionaal kompas besproken maar geen mogelijkheid gehad te spreken over de uitgewerkte kaders terwijl in het stuk wel stond dat er nog een uitwerking zou komen. En dat terwijl bij de andere decentralisaties in het sociaal domein we bijna maandelijks zijn geïnformeerd en aanbestedingsdocumenten hebben gehad.

Omdat ik de indruk kreeg uit de stukken dat de beoordeling van de biedingen niet transparant was heb ik vanmiddag in de Zijlpoort het dossier ingezien en voorzitter ik ben hiervan geschrokken. Omdat de meeste raadsleden deze stukken niet zullen kennen heb ik een aantal bevindingen opgesomd in de overwegingen van mijn motie “subsidietenders transparant”

Ik zal ze niet allemaal noemen maar ik noem er een paar:

• Ondanks beloften in het Regionaal Kompas is het aspect "ketenzorg" niet verder uitgewerkt in de uitvraag
• De biedingen zijn door een beoordelingsteam op basis van de uitvraag beoordeeld zijn op vier criteria: beleidsambities (20 punten), product (15 punten), kwaliteit (15 punten) en financiën (50 punten). Feitelijk zijn echter slechts 4 punten per criterium gegeven. Iedere bieder kon dus maximaal 16 punten krijgen. Hoe deze zijn omgerekend naar de 100 punten is volstrekt onduidelijk.
• Er is bij de beoordeling geen duidelijk onderscheid gemaakt tussen objectieve en subjectieve criteria
• De individuele scores die de 6 teamleden van het beoordelingsteam hebben gegeven niet in het dossier zijn opgenomen
• Er is van de uiteindelijke beoordeling slechts een zeer summier verslag is van 1 A4 en een puntenscore lijst per bieder van 2 A4
• De puntenscore is nauwelijks verantwoord. De toelichting is maximaal circa 50 woorden per criterium.
• Het uiteindelijke verschil tussen de bieders in punten is minder dan 10% en dat is gezien het maximum van 16 te verdelen punten marginaal
• Bovendien zijn de punten in de eindscore na het toewijzen aan de winnende bieder nog aangepast zijn op basis van een gesprek met de verliezende bieder waardoor het puntenverschil kleiner is geworden

Mijn indruk is kortom dat de beoordeling summier, niet navolgbaar is en ook op criteria die objectief zouden moeten kunnen worden beoordeeld subjectief is. Ik sluit niet uit dat dit bij een eventuele rechtszaak nog tot problemen voor de gemeente kan leiden.

Omdat er nog een bezwaar procedure loopt zal ik over de tender nu geen definitieve uitspraken doen maar ik denk dat er voldoende reden zijn om eens goed te kijken naar het instrument subsidietender ook omdat we het nog niet zo vaak hebben toegepast. Daarom mijn verzoek in de motie:

MOTIE Subsidietenders transparant

De gemeenteraad van Haarlem in vergadering bijeen op 27 november 2014,

in beraadslaging over de subsidietender dag- en nachtopvang,

Overwegende dat:

• In het Regionaal Kompas staat dat bepaalde voorwaarden voor de dag- en nachtopvang nog zullen worden uitgewerkt maar dat de Raad deze voor de start van de subsidietender niet ontvangen heeft;
• De Raad voor de start van de subsidietender dag- en nachtopvang geen inzicht heeft gekregen in de wijze waarop de biedingen zouden worden beoordeeld en hierin dus ook niet prioriteiten heeft kunnen stellen of eisen heeft kunnen toevoegen of specificeren;
• In het Regionaal Kompas staat dat in de uitvraag het aspect ketenzorg een belangrijke rol zal spelen
• Deze uitvraag pas na artikel 38 vragen na bekend worden van het besluit over de toewijzing van de subsidie naar de Raad is verstuurd en hieruit blijkt dat dit aspect niet verder is uitgewerkt en hierdoor niet navolgbaar is hoe op dit aspect biedingen zijn beoordeeld
• De biedingen door een beoordelingsteam op basis van de uitvraag beoordeeld zijn op vier criteria: beleidsambities (20 punten), product (15 punten), kwaliteit (15 punten) en financiën (50 punten);
• Er daarnaast gebruik is gemaakt van een score “algemene indruk” die niet in de uitvraag stond en waarvan ook niet duidelijk is wat de invloed is van deze score op de uiteindelijke beoordeling.
• Er bij de beoordeling geen duidelijk onderscheid is gemaakt tussen objectieve en subjectieve criteria en bijvoorbeeld de aanbieders niet op basis van een gelijkluidende tabel om de financiële cijfers is gevraagd waardoor een deel van de beoordeling van de financiële informatie subjectief is geworden
• De individuele scores die de 6 teamleden van het beoordelingsteam hebben gegeven niet in het dossier zijn opgenomen
• Er van de uiteindelijke beoordeling slechts een zeer summier verslag is van 1 A4 en een puntenscore lijst per bieder van 2 A4
• Er in de puntenscore lijst op de vier genoemde criteria per criterium slechts 0,1,2,3 of 4 punten konden worden gescoord en er dus maximaal 16 punten konden worden gescoord
• Slechts zeer summier (maximaal circa 50 woorden per criterium) de puntenscore is verantwoord en daardoor niet navolgbaar is hoe de puntenscore tot stand is gekomen terwijl elk punt rekenkundig wel staat voor 100/16 = 6,25% van de eindscore
• Niet navolgbaar is hoe deze score van 16 punten is omgerekend naar de te verdelen punten omdat er geen rechtstreeks rekenkundig verband is waardoor een subjectieve tussenscore op een mogelijk subjectieve manier vertaald is naar een eindscore;
• Het uiteindelijke verschil tussen de bieders in punten minder dan 10% is;
• De punten in de eindscore na het toewijzen aan de winnende bieder nog aangepast zijn op basis van een gesprek met de verliezende bieder waardoor het puntenverschil kleiner is geworden

Voorts overwegende dat

• Er nog een bewaar procedure loopt over deze subsidietender en de Raad op dit moment daarom geen uitspraken kan doen over deze subsidietender;
• De gemeente het instrument subsidietender nog niet vaak heeft toegepast en het daarom wenselijk is lessen te trekken uit deze subsidietender;

Verzoekt het college:

• De Raad een beleidsnota te sturen over hoe in de toekomst subsidietenders worden uitgeschreven wanneer sprake is van meerdere bieders met daarin in ieder geval antwoord op de volgende vragen:
  • hoe wordt zo objectief mogelijk gescoord en worden in de uitvraag hiervoor al de randvoorwaarden die dit mogelijk maken gesteld
  • op welke wijze en momenten de Raad, indien de raad dat voor de betreffende subsidietender wenst wordt betrokken bij het formuleren van de uitvraag (eisen, beoordelingscriteria en weging)

en gaat over tot de orde van de dag.

ChristenUnie

Frank Visser