Haarlem, 22 januari 2016

Raadsvragen ex artikel 38

Betreft: communicatie rond werken in regie

Geacht College,

Sinds kort werkt de gemeenten bij beheer, onderhoud en herstructurering in de openbare ruimte “in regie” waardoor meer verantwoordelijkheid ligt bij externe partijen. De ChristenUnie constateert dat er in de communicatie bij deze nieuwe werkwijze nog veel fout gaat.

In de afgelopen raadsvergadering spraken we over een rol van participanten in de uitvoeringsfase. Wij zijn blij dat u de wens dat participanten kunnen meekijken in de bestektekeningen overneemt. Zo kunnen zij eventuele fouten eruit te halen en kan de uitvoerder zo mogelijk kleine budget neutrale aanpassingen zelf nog meenemen of zo nodig in overleg met het college nog bijsturen. Wij zien uit naar de uitwerking daarvan.

De ChristenUnie-fractie constateert echter dat ook in de fases hiervoor nog veel misgaat in de communicatie. De startbrieven zouden een verbetering moeten zijn maar wij horen bij verschillende vaste participanten ook onvrede over de totstandkoming van de eerste startnotitie voor de Hooimarkt. Nu is het niet vreemd dat bij een nieuwe werkwijze nog kinderziektes zijn, maar wat betreft onze fractie moeten deze wel snel opgelost worden om te voorkomen dat participanten gaan afhaken. Ook rond de bekendmaking van wegwerkzaamheden lijkt de communicatie nog niet optimaal gestroomlijnd.

Wij hebben hierover de volgende vragen en verzoeken u op korte termijn met alle participanten in gesprek te gaan over heldere afspraken over de communicatie bij het werken in regie en de raad over deze afspraken te informeren.

Bij voorbaat dank voor de beantwoording.

Met vriendelijke groet,

Frank Visser
Fractievoorzitter ChristenUnie Haarlem

Vragen

Ons is opgevallen dat in het rijtje stakeholders van de startbrief Hooimarkt de provincie niet wordt genoemd. De provincie is echter wel belanghebbende als concessieverlener van het openbaar vervoer.

1. Bent u bereid voortaan de provincie altijd te consulteren voor startbrieven indien er sprake is van een belang voor het busvervoer?

Wij hebben vernomen dat voor de startbrief over de Hooimarkt meerdere stakeholders (o.a. Fietsersbond, Connexxion) wel zijn geconsulteerd, maar niet zijn geïnformeerd over de uiteindelijk voorgenomen inhoud van de startbrief. Hierdoor wisten deze partijen zelfs niet of slechts kort voor de behandeling in de raadscommissie dat er al een startbrief was.

2. Deelt u de mening dat juist gezien het belang van de besluitvorming in de startbrief en de geringe mogelijkheden tot bijsturen op voorlopig en definitief ontwerp dat bij het formuleren van de startbrief op zijn minst voordat de startbrief wordt vastgesteld teruggekoppeld moet worden aan de participanten wat u van plan bent te doen met alle adviezen zodat zij desgewenst nog nader met u in overleg kunnen gaan voor dat de startbrief wordt gepubliceerd?

3. Deelt u de mening dat deze participanten de startbrief zouden moeten ontvangen direct na vaststelling zodat  zij tijdig voor de behandeling van de startbrief hun inbreng kunnen leveren richting de raadscommissie beheer?

Wij hebben meerdere klachten ontvangen over het niet of te laat bekend zijn van werkzaamheden (Raamvest), het later starten van werkzaamheden (IJdijk) en het uitlopen van werkzaamheden (Oudeweg). In het geval Raamvest zou een afsluiting zelfs niet bij de gemeente bekend zijn geweest, maar alleen bij de aannemer. Dit is echter cruciale informatie voor hulpdiensten. Daarnaast moet Connexxion al minstens 6 weken van te voren deze informatie hebben in verband met de planning van materieel en personeel.

4. Bent u bereid met de vaste belanghebbenden zoals politie en Connexxion afspraken te maken hoe over werkzaamheden wordt gecommuniceerd en hoe de verantwoordelijkheden daarbij zijn verdeeld bij het werken in regie? Bent u bereid dit ook vast te leggen in de contracten met aannemers en derden die het werk van de aannemers aansturen?

5. Deelt u de mening dat (spoedwerkzaamheden uitgezonderd) alle werkzaamheden in het vervolg tenminste zes weken van te voren aan te kondigen en ook tussentijdse wijzigingen zo spoedig mogelijk aan alle relevante partijen door te geven?

Wij hebben de indruk dat lang niet alle werkzaamheden worden gemeld op https://www.haarlem.nl/wegwerkzaamheden/ die doorverwijst naar http://live.andes.nl/haarlem#routeplanner. Voorbeeld: Er is op het moment van indiening van deze vragen op deze pagina’s wel van alles te vinden over “kortdurende stremmingen” van maximaal 5 minuten als gevolg van het plaatsen van omleidingsborden werkzaamheden IJdijk Spaarndam maar de feitelijke omleiding van deze stremming is niet ingevoerd in dit systeem. Gevolg: de routeplanner stuurt je gewoon over de dijk zelfs als je de optie “vermijd afgesloten wegen” aangevinkt hebt.

6. Is het proces van het online beschikbaar stellen van informatie over werkzaamheden momenteel in de organisatie voldoende geborgd, ook bij de partners van het “werken in regie”?

7. Bent u bereid de gegevens over werkzaamheden op korte termijn ook beschikbaar te stellen als opendata op opendata.haarlem.nl?

Voor zover ons bekend was u nog van plan het werken in regie te gaan evalueren.

8. Wanneer kunnen wij deze evaluatie verwachten en bent u bereid als onderdeel daarvoor ook een inventarisatie onder stakeholders te doen over hun ervaringen?